KOBİ’ler kağıtsız iş yapmak istiyor

KOBİ’lerin dijitalleşme ihtiyaçları ve kağıt bazlı iş süreçlerinin doğurduğu sorunlara ilişkin yapılan araştırmalar önemli sonuçlar ortaya koyuyor.

Xerox’un araştırmasına göre 10 KOBİ’den 8’i ofislerinde kağıt kullanmak istemiyor. KOBİ’lerin yüzde 46’sı kağıt bazlı iş süreçlerinden dolayı zaman kaybı yaşıyor. Türkiye’de KOBİ’lerin yaşadığı finansal yetersizlikler dijitalleşmeyi olumsuz etkiliyor. Türkiye’de 10’dan az çalışanı olan işletmelerde dijitalleşme oranı yüzde 49’a ulaşırken, 250’den fazla çalışanı olan işletmelerde dijitalleşme oranı yüzde 69’a çıkıyor.

Xerox’un ABD, İngiltere, Almanya ve Fransa’dan 1021 Küçük ve Orta Ölçekli İşletme (KOBİ) ile gerçekleştirdiği yeni açıklanan araştırması ile bu yıl Vodafone ve TÜSİAD’ın Türkiye’deki KOBİ’lere yönelik yaptığı araştırma, KOBİ’lerin dijitalleşme çabalarını ve sorunlarını ortaya koyuyor. Xerox’un araştırma sonuçları, KOBİ’lerin yüzde 80’inin faturalama, yasal belge oluşturma ve finansal raporlama gibi işler için kağıt kullanmaktan memnun olmadıklarını gösteriyor. KOBİ’lerin yüzde 46’sı, iş süreçlerini dijitalleştiremedikleri için kağıt kullandığını, bunun da ciddi bir zaman kaybına yol açtığını ve şirket kazançlarını olumsuz etkilediğini belirtiyor. Kağıt bazlı işlemler yüzünden en çok zaman kaybeden ülkelerin başında yüzde 51 ile Almanya geliyor. Almanya’yı yüzde 50 ile ABD, yüzde 43 ile İngiltere ve yüzde 37 ile Fransa takip ediyor.

İmkanlar Türk KOBİ’lerini zorluyor

Türkiye’deki KOBİ’ler açısından da durum pek farklı değil. Vodafone’un TÜSİAD işbirliği ile gerçekleştirdiği ve 81 ilden 37 sektöre dağılan 22 bin işletmenin katıldığı Yarına Hazırım Platformu’ndan elde edilen verilere göre, Türkiye’deki KOBİ’lerin ortalama dijitalleşme skoru Temmuz 2014’ten itibaren yüzde 48’den yüzde 53’e yükselmiş durumda. Ancak finansal yetersizlikler sebebiyle işletmeler istedikleri oranda dijitalleşmeye gidemiyor. Türkiye’deki 22 bin işletmenin sadece yüzde 40’ı ortalama dijtalleşme skorunun üzerinde yer alıyor. 10’dan az çalışanı olan küçük işletmeler yüzde 49 ile en küçük dijitalleşme endeksine sahipken 250 veya daha fazla çalışanı olan şirketler yüzde 69 dijitalleşme endeksi ile dijitalleşme için finansal imkanların ne kadar önemli olduğunu ortaya koyuyor.

Xerox Türkiye Genel Müdürü Burak Özer konu ile ilgili yaptığı değerlendirmede “KOBİ’ler için değişim radikal bir kavram olabilir, ancak önemli olan doğru yönde değişmektir. Dijitalleşmeye giden yolda KOBİ’ler için en önemli faydayı, onlara önemli maliyet avantajları sağlayacak, doğru modellemeler kurgulanırsa teknoloji yatırımı yapmadan dijitalleşmelerini sağlayacak Yönetilen Baskı Hizmetleri gibi servisler sağlayacaktır” dedi.

Öncelikler stratejiyi etkiliyor

Xerox’un bağımsız araştırma şirketi Coleman Parkes’a yaptırdığı araştırma, küçük ve orta büyüklükteki şirketlerin önceliklerinin üretkenlik olduğunu ortaya koyuyor. Araştırmaya katılan KOBİ’lerin yüzde 28’i üretkenliği artırmak adına doküman işlemlerini dijitalleştirme yolunda gerekli adımları atmış durumda. Yüzde 12’si 1 ila 3 yıl içerisinde dijitalleşme sürecine gireceklerini belirtiyor. Katılımcı ülkeler arasında Fransa dijitalleşmede yüzde 33’lük bir oran ile lider. ABD’li KOBİ’lerin ise yüzde 41’i doküman iş akışlarında dijitalleşme temellerini daha yeni attıklarını ifade ediyor.

Uzman görüşü önemli

KOBİ’ler iş süreçlerini dijitalleştirme yoluna giderken konunun uzmanlarından yardım almayı tercih ediyor. Bu konuda KOBİ’lerin yüzde 47’si ofis ekipmanı tedarikçilerine, yüzde 25’i bilişim tedarikçilerine, yüzde 37’si ise ekipman üreticilerine danışmayı düşündüklerini belirtiyor.

Üretkenliğe giden yolda üç temel adım

Elde edilen bulgular, KOBİ’lerin üretkenliği artırmak adına dijitalleşmenin yanı sıra üç ana unsura yoğunlaştıklarını işaret ediyor:

Mobilite: KOBİ’lerin yüzde 23’ü 2017’nin sonuna kadar mobil cihazlarını iş süreçlerine tamamen entegre etmeyi planlıyor. Katılımcıların yüzde 66’sı an itibarı ile baskı işlemlerini mobil cihazlara entegre etmiş durumda. Yüzde 22’lik bir kesim ise söz konusu entegrasyonu önümüzdeki yıl gerçekleştirmiş olmayı hedefliyor.

Güvenlik: KOBİ’ler için bilgiyi korumak her geçen gün daha önemli bir hal alıyor. Bu durumun bir sonucu olarak katılımcıların yüzde 56’sı sanal güvenlik prosedürlerine yazıcılarının güvenliğini de dahil ediyor.

Yönetilen Baskı Hizmetleri: Araştırmaya katılanların yüzde 42’sini Yönetilen Baskı Hizmetleri kullanıcıları oluşturuyor. Yüzde 40’lık bir kesim ise bir sene içinde bu hizmetten faydalanmaya başlayacağını dile getiriyor. Şirketlerin yüzde 66’sı her ay baskı işlemleri için 1000 doları aşan harcamalar yapıyor. Yönetilen Baskı Hizmetleri kullanan şirketler ise baskı masraflarında ciddi oranda tasarruf elde ettiklerini bildiriyor.

Bağımsız araştırmalara göre Amerika ve Avrupa’daki KOBİ’lerin yıllık baskı masrafları 40 milyar doları buluyor. Bu sebepten ötürü Yönetilen Baskı Hizmetleri’nin yanı sıra, Xerox’un sunduğu ConnectKey gibi, yazıcı fonksiyonlarını mobil cihazlar aracılığı ile uzaktan, güvenli ve daha az maliyetli olacak şekilde kontrol etmeye olanak sağlayan platformlar yoğun rağbet görüyor.