Belgeler artık online imzalanıyor

Şirket yöneticileri ya da yönetim kurul üyelerinin en büyük sorunu evrakların imzalanması süreçleri de artık online olarak gerçekleştirilebiliyor. Elektronik imzalama platformu İmza Yeri (imzayeri.com), belgelerin bir veya birçok kişi tarafından elektronik ortamda imzalanmasını ve sonrasında yönetilmesini sağlıyor.  

İmza Yeri Ürün Yöneticisi Özge Öksüztepe, “Yoğun iş temposunda evrakların fiziksel olarak imzalanması gecikebiliyor. Ayrıca pandemi sürecinde işlemlerin online tamamlanması daha çok tercih ediliyor. İmzacıların farklı şehirlerde hatta yurtdışında olması durumunda ise maaşlar dahil ödemeler gecikebiliyor, anlaşmaların yürürlüğe girmesi erteleniyor. Ayrıca baskılı evrakların fiziksel olarak transfer edilmesi hem maliyetli hem de üvenlik açısından riskli. İş dünyasının önündeki bu engelleri kaldırma hedefiyle çıktığımız yolda Elektronik imzalama platformu İmza Yeri’ni geliştirdik” dedi. 

İmza Yeri ile belgelerin bir veya birçok kişi tarafından elektronik ortamda imzalanmasının ve yönetilmesinin sağlandığını aktaran Öksüztepe, “İmza Yeri, imzalarla ilgili bütün yükümlülükleri tek bir platformda yerine getirmeyi sağlıyor. Platformu farklı ölçeklerdeki firmalar kullanabiliyor. Şirket içi yazışmalarda ya da şirket dışı iş süreçlerinde kullanılabiliyor. İmza Yeri platformu üzerinde taraflar farklı türlerdeki sözleşmeleri ya da raporları onaylayabiliyor. Evrakların imzalanması kadar yönetilmesi de kolaylaşıyor.. Özel, tüzel ya da resmi evraklar mekandan bağımsız olarak uzaktan yönetilebiliyor” şeklinde konuştu.  

AB’de geçerli eIDAS standardı uygulanıyor

Öksüztepe şöyle devam etti; “Öte yandan, eIDAS ve ETSI standardını destekleyen platform, Avrupa Birliği’nde ve başka bazı ülkelerde yasal olarak geçerli kabul edilen eIDAS destekli truepact.eu ile aynı zamanda Avrupa’da da hizmet veriyor.

6 aylık işlem 7 günde tamamlandı 

Kattığımız değerlere örnek verecek olursak, enerji sektöründeki bir derneğin üye şirketlerine imzalatmak istediği bir belgeyi üst düzey yöneticilerden oluşan 35 kişi imzaladı. Dernek yetkililerinin ifadesine göre bu işlem en az 6 ay sürecekti; İmza Yeri sayesinde sadece 7 günde tamamlandı.”

Maliyet ve zaman avantajı sağlıyor

Yerli yazılım firması İlerian tarafından geliştirilen İmza Yeri, özel ve tüzel kişilere dijital imza ve elektronik imza ile belge imzalama imkanı sağlıyor. Firmalara maliyet avantajı sunarken  imza süreçlerinde zaman kazandırıyor. Kağıttan tasarruf ediliyor ve çevrenin korunmasına da katkı yapıyor. 

Dijital platform sayesinde yüzlerce sayfalık evrak dahi tek seferde imzalanabiliyor, imza süreci takip edilebiliyor. Alış, satış ve onay gibi anlaşma belgelerinin taraflar arasında müşterek olarak imzalanmasına imkan veren platformda sürekli imzalanan belgeler şablonlar sayesinde hızla yeniden imzaya gönderilebiliyor, istendiğinde veri dosyası ile tüm şirketin bordroları tek seferde çalışanlara imzaya gönderilebiliyor. Platform, şahıs firmalarına özel plan ile avukatların, eksperlerin, sanatçıların, imza yetkisi olan mühendislerin imza ihtiyaçlarına odaklanıyor KOBİ’lere özel plan ile ise yetkilisi ve imza sayısı yüksek olan kurumların imza ihtiyaçlarına odaklanıyor. 

İmza Yeri nasıl kullanılıyor?

İmza Yeri’ne kayıt olan kullanıcı, düzenlediği belgesini herhangi bir cihazdan sisteme yüklüyor ve imzalayacak kişilerin isim ve e-posta adreslerini giriyor. Sistem, ilgili kişilere belirlenen sırada imza isteği gönderiyor. Tarafların e-posta ile gelen bağlantı yardımıyla belgeyi görüntüleyip imzalamasının ardından belge indirilebiliyor. Taraflar isterse belgeyi İmza Yeri’nde arşivleyebiliyor, kendi bilgisayarına  indirebiliyor ya da başkasıyla paylaşabiliyor. Belgeler e-imza ya da mobil imza ile imzalanabiliyor. İmza süreçleri bilgisayardan, tabletten veya akıllı telefonlardan yönetilebiliyor. Müşterek atılan imzalarda şirket dışındaki imzalayıcı tarafın platforma üye olması ya da ücret ödemesi gerekmiyor; sadece e-imzaları ya da mobil imzaları olması yeterli. PADES standardında imzalama yapıldığı için imzalı PDF belgeleri rahatlıkla okunabiliyor ve doğrulanabiliyor. Herkesin deneyebilmesi için 21 günlük deneme, ücretsiz olarak sunuluyor. Firmaların mevcut sistemlerine imzalama yeteneği kazandırabilmeleri için İmza Yeri bir programlama arayüzü (API) sağlıyor. Böylece süratle entegrasyon sağlanıyor.

Fikri mülkiyet için kanıt olabiliyor

Zaman damgası özelliği ile tasarımcıların ya da sanatçıların, eserlerini İmza Yeri üzerinde imzalamaları durumunda eserler koruma altına alınabiliyor. Bu kişiler, fikrinin ya da tasarımının çalınması durumunda mahkemede bunu delil olarak sunarak, tasarımın kendine ait olduğunu yasal olarak kanıtlayabilir.