Peyk’in tarihçesi nedir? KolayPeyk nedir?

Peyk’in isim anlamı, Osmanlı’dan günümüze kadar uzanıyor. Osmanlı’da, güvercinden sonraki teknoloji olarak geçiyor. Peykler, Osmanlı’da peykhanelerde eğitim görmüş, daha uzun mesafe durmadan gidebilmek amacıyla dalakları alınmış, 300 km yolu bir günde gidebilen ve Padişahların özel fermanlarını taşıyan kişilerdir. Yol üstünde gelebilecek saldırılara karşı önlem olarak fermanı canı pahasına korurlar ve ulaştıramayacağını anladığı an öğrendikleri ağaç kovuklarına fermanı saklarlar ve arkasından gelecek olan peykler de, bu fermanı bularak alıcıya ulaştırırlar.

Günümüze gelindiğinde, Kolaysoft Teknoloji AŞ tarafından üretilen KolayPeyk, şirketlerin yasal zorunluluk olarak çalışanlarına elden tebliğ ettiği ve yazılı cevap alması gereken bildirimlerin, elektronik ortamda yapılmasını ve yine elektronik ortamda yazılı olarak cevap alınmasını sağlayan uzaktan bildirim ürünüdür. KolayPeyk platformu üzerinden yaptığınız tüm bildirimler ve alınan cevaplar, yasal olarak geçerli olduğu gibi aynı şekilde gönderim ve depolaması da KVKK’ya uygun ve güvenlidir.

İşveren, çalışma hayatını düzenleyen yasa ve mevzuatlardan kaynaklanan sorumluluklarını yerine getirmediği takdirde, hukuki ve cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalır. Olası bir teftiş ve/veya dava esnasında işverenlerin en çok sıkıntı yaşadıkları konu “ispat yükümlülüğü”olmaktadır. KolayPeyk ile ispatınız yasal olarak geçerli kabul edilmektedir. SGK ve ÇSGB’den olumlu görüş alınmıştır.

İşletmeler, neden KolayPeyk kullanmalıdır?

KolayPeyk platformunun işletmelere sağladığı katkılar hakkında bilgiler veren Kolaysoft Teknoloji AŞ Kurumsal İletişim Sorumlusu Burcu Küçüknamlı, şunları söyledi:

“İşletmeler, çalışanlarına tebliğ etmekle yükümlü oldukları tüm belgeleri hızlı bir şekilde elektronik ortamdan gönderip, hızlı bir şekilde onay alabildikleri ve yine elektronik ortamda cevap alabildikleri ve aldıkları cevapları takip edebildikleri için KolayPeyk platformuna ihtiyaç duyuyorlar. Özellikle, pandemi döneminde işletmeler, uzaktan çalışanlarına iletemedikleri ve onay alamadıkları evraklarını, “KolayPeyk” üzerinden temassız iletme imkanına sahip oldular ve olmaktadırlar. Bu nedenle, belge yönetim süreçlerinde büyük bir açığı kapatan KolayPeyk’e olan talep, her geçen gün artıyor. Özellikle, pandemi döneminde kağıt temasını azaltan ve IASP (Uluslararası Teknoparklar Birliği) tarafından inovatif ürünler içerisinde dünyaya ilan edilen KolayPeyk’e, ülkemizin yanı sıra, yurtdışından da talep gerçekleşiyor” dedi.

KolayPeyk’in sunduğu faydalar nelerdir?

KolayPeyk ile çalışan işletmeler; etkili zaman yönetimi sağlıyor. Gönderilen belgeler, hukuki delil niteliğindedir. Bu sistem ile arşivleme derdi ortadan kalkıyor ve kağıt tasarrufu sağlanıyor. İşletmelere, kontrol kolaylığı sağlanıyor. Her geçen gün gelişen İnsan Kaynakları (İK) yönetimine teknolojik destek sağlanarak, tüm İK süreçlerini hızlandırıyor. Şirketlere, zaman ve maliyet tasarrufu sağlıyor. KVKK’ya uygundur.

KolayPeyk’in modülleri nelerdir? Sağladığı fayda nedir?

*Bordro: Her ay personele bildirmek zorunda olunan bordrolar, KolayPeyk üzerinden kolay bir şekilde personele gönderilmekte ve resmi bir şekilde personelden onay alınması sağlanmaktadır.

*Özlük İşlemleri: KolayPeyk’de, özlük dosyaları personel tarafından kolay bir şekilde yüklenerek, elektronik ortamda saklanır.

*Sözleşme: İşletmeler, çalışanlarıyla tüm sözleşmelerini yasal olarak KolayPeyk üzerinden yapabilirler.

*KVKK/Tüm Bildirimler: Tüm KVKK bildirimleri, Covid-19 bildirimleri gibi çeşitli bildirimler KolayPeyk üzerinden gönderilir.

*Savunma/İhtarlar: İşletmeler KolayPeyk üzerinden, çalışanlarının savunma yazılarını alabilir, ihtar gönderebilirler.

*Maaş/Prim/Hedef Performans: İşletmeler; puantaj, hesap pusulası gibi ücret bildirimlerini KolayPeyk üzerinden çalışanlarına gönderebilirler.

*İş Güvenliği Bildirimleri: KolayPeyk üzerinden yetkilendirilen iş güvenliği uzmanı, çalışanlara göndermekle yükümlü olunan tüm iş güvenliği belgelerini hızlı bir şekilde sistemden gönderebilir.

*Mazaret İzni/Yıllık İzin/Görevlendirme/Avans Talep vb Talep Formları: İşletme çalışanları, KolayPeyk platformu üzerinden izin talepleri, avans talepleri gibi bütün talep belgelerini yöneticilerine onaya gönderebilir.

*Anlık Form Tasarlama: İşletmeler, KolayPeyk platformu üzerinden, anlık doküman, anket ve form tasarımı yapabilir ve hazırlanan belge istenirse onay akışına dahil edilerek beklemeden hemen çalışana ulaştırılır. Gönderilen belgeler, yanıtlarına gerçek zamanlı ulaşılarak excele aktarılarak, excel aracılığıyla şirket ihtiyacına göre analiz ve raporları oluşturulur. Örneğin, pandemi döneminde şirketler çalışanlarına kronik rahatsızlığı olanları öğrenmek amacıyla formlar oluşturmuştur.