Süreçlerle yönetim: Küçük firma mısınız?

Dr. SELAMİ ERARSLAN >> GRUP PERYOD >> YÖNETİM DANIŞMANI >> “Firma yöneticilerinin çoğu öncelikli olarak elindeki kadroya bakarak işlerini planlar. Bu yöntem hem kolay hem de ucuzdur. Daha önceki yazılarımda bahsettiğim gibi fırsatçıdır. Girişimci baba, firmasını kurmuş üretim yapıyor. Yaklaşık 100 kişilik bir çalışanı var. Üretimin başında kendisi geçmiş. İki de oğlu var. Bunlardan birisini finansın başına geçirmiş bir diğeri ise kalitenin başında. Babanın kalitenin başındaki oğlunu üretime sokmaması ne demektir? Ben göstermelik olarak kalite ile ilgileniyorum, gerçekte benim kalite ile işim yok demektir. Böyle bir firma küçüktür. Aslında firmanın küçüklüğü sayısal küçüklüğünde değil uyguladığı strateji ve bu stratejiye bağlı uyguladığı süreçlerdedir. Ana hatları ile operasyonel süreçlerini bile yapmayan bir firma tabi ki küçüktür ve her zaman da küçük kalacaktır.” 

Genelde firmaların kurumsallaşma çalışmaları sırasında en çok karşılaştığım sorun şudur:

“Hocam biz ufak bir firmayız, değerlemeni ona göre yap veya biz şu firma kadar büyük değiliz bizi öyle değerlendir gibi.”

Benim kısa cevabım ise şudur. Siz sayısal olarak küçük bir firma olabilirsiniz ama uygulamanız gereken bazı süreçler için uygulamayı düşünmüyorum dememeniz şartıyla mevcudiyetinizi geleceğe taşıyabilirsiniz. Eğer ben bazı süreçlerden feragat edeyim derseniz ve bu süreçlerde sizin için kilit olan süreçler ise probleminiz büyük demektir. Örneğin firmaların en çok yaptığı hatalardan bazılarına bakalım. Bu inceleyeceğimiz örneklerde ki bahsi geçen süreçler firmaların operasyonel süreçlerinden bazıları olup, olmazsa olmazları ve Kalitenin de temel taşlarıdır.

İlk örneğimiz satınalma süreciyle ilgili olacak. Örneğin firma satınalma süreci içerisinde belirlediği yöntemlerle satınalma işlemini gerçekleştirir ama hiçbir zaman “Tedarikçi değerlendirme” işlemini yapmaz. Çünkü bu alt sürecin kendisi için gerekli olmadığını düşünür. Kimsenin de bu konuda bir şey yaptığını görmemiştir zaten. Bu durumda bu süreçten kolayca vazgeçilebilir. Bununla beraber bu sürecin işlememesi peşinden neyi getirecektir, malzeme giriş kalite kontrol yapmayacaktır. Yaparsa bayağı bir detayla uğraşacaktır. Kısmı kabulüydü, reddetmesiydi, kalitatif kontrolüydü, kantitatif kontrolüydü, İstatistiğiydi, iade fatura kesmesiydi, değişim yönetimiydi. Akılda şu düşünce oluşur; bunlarla kim uğraşacak. Doğru, bunlar çok gerekli işlemler değil zaten kadron da az, bu durumda bu süreç adımlarını işleme. Böylece adamdan da tasarruf edersin sen küçük firmasın.

Bir diğer örnek ise “tasarım yönetimi.” Eğer sipariş üzerine iş yapıyorsanız işin başında müşterinizle oturup bir tasarım çalışması yaparsınız ve bunu müşterinizin onaylaması sonucunda da mutabakat sağlarsınız. Bu mutabakat ya sözlüdür ya da bir sözleşmeye bağlıdır. Eğer sözlü bir mutabakat yapıyor iseniz size söyleyecek bir sözümüz yok. Siz zaten her şeyi çözmüşsünüz demektir! Ama mutabakat bir sözleşmeye bağlı ise ve ben küçük firmayım derseniz ne olur. Örneğimize devam edelim, mutabakat sağladınız ve elinizde bir sözleşmeniz var. Ama satınalma aşamasında temin ettiğiniz bir malzemeye bağlı proje de değişiklik yapıp bunu da müşteriye onaylatmanız gerekirken ben küçük firmayım ne gerek var böyle bir değişikliğe, şimdi kim projede değişiklik yapacak, kim bunu müşteriye onaylatacak, kim eski projeyi imha edip yenisini güncel olarak saklayacak dediğinizi kabul edecek olur isek daha sonraki süreçlerde düşünmeniz gerekecektir.

Bu iki örnek sizin için vazgeçilmez detayları içeriyor değil mi? Bunun yanı sıra siz, ama ben küçük firmayım bu süreçleri niye uygulayayım diyorsunuz?

Firmanızın küçük olabilir, bütçeniz daha az bir kadro ile çalışmanızı gerektiriyor olabilir ama bu, yürütmeniz gereken süreçleri hiçbir zaman görmezden gelin anlamını taşımayacaktır. Bu durumda iki alternatifiniz var demektir. Ya kadronuz küçük olmasına rağmen ilgili iş süreçlerine ait şapkaları gerekli kurallar – örneğin yapan, kontrol eden ve onaylayan mantığında – kapsamında ilgili kişilere giydireceksiniz ya da bu süreçleri yapmayacaksınız. Bu süreçleri yapmamanız firmanızın daima küçük ve küçülen bir firma olmasına neden olacaktır.

Küçük firmayım diye görmezden gelip uygulamadığınız süreçlerin neticesi olarak kaynaklarınızı yönetemeyeceksiniz, değişim yönetimi yapamayacaksınız, tedarikçi değerlendirmesi yapamayacaksınız. Kaliteyi baştan elinizle silip bir yandan da kalite belgem var diyeceksiniz, aslında bir firmanın yöneticisi iseniz yukarıda yaptığınız seçimlere benzer olarak her gün seçim yapmaya dayalı birçok karar vermeniz gerekmektedir. Önemli olan hangi kararı verdiğiniz ve verdiğiniz kararınızın büyük bir fark yaratacak kadar önemli olup olmadığıdır.

Genelde yaşam içerisinde, evet veya hayırdan oluşan ikili seçeneği ya da küçük, eşit veya büyükten oluşan üçlü seçeneği kullanırız. Önemli olan yukarıda da bahsettiğim gibi yanlış olan ama çoğu kişinin yaptığını yapmak mı? Yoksa doğru olan ama çok az kişinin yaptığını yapmak mı?

Eğer çoğu kişinin yaptığı fakat yanlış olan alternatifi seçerseniz, siz de o süreci yaşamak için daha önce o yollardan geçmiş başkalarının sağladığı bilgi kaynaklarını, talimatları, formları kopyalayarak kullanabilirsiniz. Sonuçta ise çoğunluğun geçtiği yerlerden geçip yine çoğunluğun ulaştığı son noktada sıkışıp kalacaksınız. !yrıca bu seçenek yöneticinin gelişimci, denetimci ve yenilikçi yeteneklerini de köreltecektir.

Doğru olan ama çok az kişinin yaptığını yapmayı tercih ederseniz de her geçtiğiniz yolun özellikleri ve detaylarını bilerek ve öğrenerek geçeceğiniz için yaptığınız işin kültürünüze uyup uymadığını kontrol ederek ve gerektiğinde değişik ama doğru stratejiler üreterek gideceğiniz yolu daha verimli hale getireceksiniz. Bu süreçle ilgili talimat ve formları siz yeniden yazacaksınız. Böylece de neyi, ne zaman, nasıl ve nerede gibi soruların cevaplarını daha kolay bulacağınız bir sisteminiz olacaktır.

Sonuç olarak, sizin sayısal olarak küçüklüğünüz değil yapacağınız işleri doğru seçeneklerle çalıştırdığınız kişiler arasında kurallarına uygun olarak paylaştırmanız size başarıyı getirecektir.

İstanbul, Eylül 2014