Proje yönetimi şirketlerin korkulu rüyası

Uluslararası Proje Yönetim Derneği’nin (IPMA) IFS adına beş coğrafi bölgede (İngiltere, ABD, Avustralya, İskandinavya ve Benelüks) faaliyetlerini IT projelerine dayalı olarak sürdüren çeşitli şirketlerin CEO, COO ve Proje Yöneticileri arasında yürüttüğü bir araştırmanın sonuçlarına göre, kurumsal yöneticiler, BT uygulamalarında proje süresince sağlanması beklenen sezgi ve kontrol yeteneklerinden yoksun olduklarını ve çözümlerin kendi iş yazılımlarıyla çok daha iyi entegre olması gerektiğini düşünüyorlar.

Araştırmada öne çıkan bulgular

>> CEO/COO ve Proje Yöneticilerinin yaklaşık dörtte üçü için; proje yönetimi işletmelerin büyümeleri açısından kritik ya da mutlak kritik bir önem arz ediyor.

>> Buna karşın ankete katılan CEO / COO ve Proje Yöneticilerinden sadece yüzde 11’i kritik iş projelerini en etkin şekilde yürütmelerini sağlayacak yeteneklere sahip olduklarına inanıyorlar.

>> Araştırmaya katılan şirketlerden yüzde 25’i proje yönetimi için tam entegre IT (BT) sistemlerine sahip iken, sadece yüzde 12’si, IT entegrasyonunu ve gerçek-zamanlı verileri, proje kontrol fonksiyonunun temel taşları olarak saptadıkları halde, proje performanslarını artıracak bilgilere tam olarak erişemediklerine inanıyorlar.

Araştırmanın ortaya koyduğu bir diğer gerçek, ekonomik krizin proje-ağırlıklı sektörlerde yeni iş ihtiyaçlarının doğmasına neden olmasıdır; nitekim katılanların yüzde 66’sına göre resesyon sonrasında projelerin yürütülmesi hususunda kurumsal yazılım araçlarına duyulan ihtiyaç hiç bugünkü kadar ön plana çıkmamıştı.

IFS CEO’su Alastair Sorbie’ye göre “Değişim projelerin doğasında mevcuttur ve uzun yıllar proje-odaklı firmalarla birlikte yürüttüğümüz çalışmalardan çok iyi bilmekteyiz ki projenin başarısı sunulan çözümün çevik ve ölçeklenebilir olmasında yatmaktadır. Bu iki temel unsur bütüncül bir yaklaşım içinde, ileri sezgi ve kontrol özelliklerinin sergilendiği gerçek-zamanlı veri takipleriyle birleştiğinde, yeni nesil projelerin ve gelecekteki organizasyonel büyüme ihtiyaçlarının yönetilmesi daha da kolay hale gelecektir.”

Proje Yönetiminde rol oynayan anahtar faktörler belli oldu

Kendilerine tutarlı ve etkin proje yönetiminde rol oynayan en önemli üç faktör diye soru sorulan C-Suite, endüstri liderleri ve proje yöneticilerinden hemen tümü bu faktörleri kaynak planlaması (yüzde 55), bütünleşik iş sistemleri (yüzde 52) ve gerçek-zamanlı veri işlemleri olarak sıralamışlardır. Bu sonuçlar organizasyonel IT ve proje-bazlı çözüm yatırımlarının ne denli önemli olduğunun altını çizerken, bu noktada yüzde 49’luk bir oranla IT entegrasyonu en yüksek öncelik puanını almıştır. Bunu gerçek-zamanlı veri (yüzde 40) ve kaynak planlaması (yüzde 37) izlemiştir. Ancak, tam entegre IT sistemleri her ne kadar en öncelikli bir gereksinim olarak belirtilse de, proje yönetiminde bu tür sistemlerden gerçekten faydalanabilen firma sayısının toplamda dörtte biri geçmediği gözlemlenmiştir.

Alastair Sorbie değerlendirmesini şöyle sürdürmektedir:

“Diğer proje üyelerinin ve fonksiyonel birimlerin ne planladığı ve sipariş ettiği hususunda resmin tümünü göremeyen bir proje yöneticisi her ay hazırlamakla yükümlü olduğu tahmin raporlarını doğru verilere dayandıramayacak, kritik projelerin kontrolünde aksama olduğunda işletmenin tümü risk altına girecektir. Bu nedenle birçok firmanın veri toplamak ve projelerini birçok farklı sistemle yönetebilmek için önemli kaynaklar ayırdıklarına tanıklık etmekteyiz. Oysa verimlilik açısından bu sürdürülebilir bir durum değildir ve sorun aslında tek bir sistemle rahatlıkla çözülebilecektir.?

Bu yeni araştırma göstermiştir ki, proje yönetimi her ne kadar kritik bir alan olarak kabul edilse de, kuruluşlar projeleri verimli bir şekilde teslim edecekleri hususunda kendilerine güvenmemektedirler. IPMA Araştırma Yönetim Komitesi Başkanı Prof. Brane Semoliç’e göre “Bunun altında yatan en önemli neden proje yönetiminde kritik yer tutan bilgilere etkin biçimde ve zamanında erişememe endişesidir.” “Bu araştırma sonuçları dünya genelindeki elli Proje Yönetim Derneği’nden aldığımız bire bir raporlarla da örtüşmektedir ve etkin proje yönetiminin müşteri teslimatlarına, maliyetlerin düşürülmesine ve şirketin büyümesine yaşamsal katkılarda bulunacağı yönündeki görüşümüzü teyit etmektedir.”

IFS’in araştırmasına ABD, İngiltere, Avustralya, İskandinavya ve Benelüks ülkelerinden toplam 273 kişi katıldı, bunlardan yüzde 49’unu CEO/COO’lar yüzde 51’ini proje yöneticileri oluşturdu. Katılanlar çoğunlukla Altyapı/Enerji, Telekomünikasyon, Petrol & Gaz, İnşaat ve İmalat gibi ana sektörleri temsil ediyorlar.