KOBİ?lerin daha verimli toplantı yapmasının püf noktaları nelerdir?

KOBİ?lerde yöneticilik daha çok işletmenin sahibi tarafından üstleniliyor. Böyle işletmelerde çözülmek için sıra bekleyen problemler, yönetici-iş sahibinin ?zamansızlık? sorunu nedeniyle günden güne daha da büyük sorunlara neden oluyor. Ebette ki çözüm, işleri delege etmekte. Delegasyonun doğru yönetilmesi için en doğru yönetim aracı ise toplantılardır. O halde verimli bir toplantı nasıl olmalıdır? Toplantıyı yapmadan önceki hayatımızla, toplantıyı yaptıktan sonraki hayatımızın farklı olmasını sağlayacak bakış açıları neler olabilir?

Çoğu iş sahibi gibi çalışanlar da şirket içi toplantıların zamanlarının büyük bir kısmını bloke ettiğini düşünürler. Buna rağmen toplantılar, işletmeyi ilerletmek için vazgeçilmezdir. Her toplantıya iyi niyetle başlanır, ama çoğu zaman çok uzun süren ve bir şey hallolmadan belki de tartışmayla biten toplantılar herkesi bezdirir.

Yakınmalara sebep olan şey, toplantıların sıklığı veya uzunluğundan ziyade istenilen sonucu alamamaktır. İyileştirmek için bazı tedbirler denenir; toplantı süresini kısıtlamak gibi, bir toplantı yöneticisi belirlemek gibi, toplantı notu tutulmasını sağlamak gibi? Bunlar bir dereceye kadar faydalı olsa da, sorunu kalıcı olarak çözmez.

Özgür Kaşifler Koçları, E-Myth Ustalık Kazanma Programı yönetim modülü uygulamalarından iş sahipleri için derledi.

Bir KOBİ?de verimli toplantılar yapmanın püf noktaları

İyi kurgulanmış toplantılar sayesinde, çalışan ve yöneticilerinizin toplantı fikri ile ilgili olumsuz görüşlerini değiştirebilir, onları kendi sınırlamalarının ötesine geçmeleri için özgürleştirecek bir ortamı yaratabilirsiniz. Gelin püf noktalara birlikte bakalım:

1) Önce bu farklılığın ne olmasını istediğimizi tanımlamamız gerek. Toplantının hedefi nedir? Esasen başarılı bir toplantının tek bir ana konusu olmalı. Basit tutulmalı, bir oturumda bir büyük konu ele alınmalı ve ona odaklanılmalı. Örneğin, tahsilâtlarımızın gecikmesinde kendi hatalarımızı tespit etmek ve önlemler belirlemek… Yeni ürünümüzü piyasaya sürerken izlenmesi gereken tanıtım planı? Tüm meseleler bir seferde çözülmeye çalışılmamalı. Aynı toplantı süresi içinde hem satışlardaki düşüş, hem çalışan sorunları, hem yeni ortaklık teklifinin analizi ele alınmamalı. Neden mi?

2) İnsanların toplantıya iyi bir hazırlık yaparak gelebilmeleri için. Evet, verimli bir toplantının en temel prensiplerinden biri budur, toplantıya hazırlık yaparak gelmek. İyi bir hazırlık için de bir anda bir konuya odaklanılmalı. Bu hazırlığa özel önem verin, çalışanlarınızdan örneğin bir saatlik bir zamanı bu hazırlık için ayırmalarını önerin, bunun önemini vurgulayın ve arkasında olun. Hazırlığı kolaylaştırmak için yapılacak şey ise;

3) Yazılı bir gündem? Yine önemli bir temel prensip. Toplantı öncesinde (ama 5 dk. öncesinde değil, en geç 1 gün önceden) toplantı hedefini ve yazılı bir gündemi katılımcılara gönderin, varsa eklemek istedikleri konular, onu da yine toplantı öncesinde bildirmelerini isteyin. Toplantı öncesi ne çok erken ne çok geç olmalı. Hazırlığa imkân tanıyacak kadar bir zaman. Yazılı bir gündemin en faydalı tarafı, kişileri hazırlığı da yazılı olarak, böylece daha ciddi ve odaklı yapmaya yönlendirmesidir. Peki yazılı gündemi kim yapacak?

4) Elbette bir toplantı başkanı, ya da lideri. Yöneticisi demek istemedik, çünkü o zaman mekanik bir görev gibi görünebilirdi. Her toplantıda, toplantıyı istenen sonuca yönlendirmekten sorumlu bir yönetici lider olmalı ve yazılı gündemi de o hazırlamalı. Toplantı odağını ve disiplinini korumak her zaman liderin görevi.

5) Toplantı sonrasında ilerleme kaydetmek için bir başka temel prensip, üzerinde anlaşılan konuların yazılı olarak kayda geçmesi yani toplantı notlarının tutulmasıdır. Fakat her katılımcı notlarını kendi sorumlulukları açısından yazıya geçirip lidere iletmeli. Böylece bir sonraki toplantıya dek yapılacak olanlar somut olmalı, toplantı notu yazma işi bir angarya değil, bilakis bir hareket planı havasında olmalı. Ayrıca kısa ve basit tutulmalı.

6) Toplantı neticesinde, üzerinde hemfikir olunan konunun hayata geçirilmesi ile ilgili sonradan yazılı bir plan hazırlamak da elzemdir. Bir sorun çözüme kavuşturulduktan sonra artık bunun bir daha ortaya çıkmaması için bir sistem mi yazmak gerekiyor, yeni bir davranış yöntemimi gerekiyor, farklı bir yol mu tutmak gerekiyor, bunlar yazılı olarak plana dökülmeli ve sonraki toplantılarda da bu planın uygulanışı lider ve çalışan(lar) tarafından takip edilmeli.

Tabii ki tüm bunları yapabilmek için herkesin belirlenen toplantı zamanına sadık kalması ve yüksek öncelik vermesini temin etmek gerek. Özellikle periyodik yapılan toplantılar, acil ama önemsiz işlere kurban edilebiliyor. Şunu çok duyarız: ?Toplantı yapmak istiyoruz ama herkesin başka işleri çıkıyor?. Bu bir tutum sorunudur. Bunun önüne geçmek üzere, sadece bu konuda bir toplantı yaparak işe hemen başlayabilirsiniz. Lider ve katılımcılar bu temel prensipleri ne kadar benimser ve uygularlarsa işletmeniz o derece ilerleme kaydeder. Bir KOBİ de olsanız bu disiplini sağlayabilirsiniz.

Toplantılarınızı bu şekilde yapmayı deneyin. Elde edeceğiniz faydalar size ve yöneticilerinize ve tabiî ki çalışanlarınıza birkaç misli fazlasıyla geri dönecektir. Göreceksiniz ki işletmeniz, her düzeyde insanların, çalışmak zorunda kalmadıkları, fakat çalışmak istedikleri bir yer olarak kendini belli edecektir.