KOBİ?ler için tahsilatları artırmanın püf noktaları

Nakit para, işletmenizin yakıtıdır ve tahsil edilemediğinde operasyonunuz durma noktasına kadar gelebilir. Tek çözüm kredi almak gibi görünür. Oysa borçlanmadan önce yapılacak çok şey var… Acaba alacaklarınızı tahsil etmek konusunda siz, her şeyi doğru yapıyor musunuz? Zamanında tahsilat oranınızı artırmanın püf noktalarını, ülkemizin ilk ve tek iş geliştirme koçluğu firması olan Özgür Kaşifler Eğitim İş Geliştirme Danışmanlığı derledi.

KOBİ?ler için tahsilatları artırmanın püf noktaları

KOSGEB kredisine başvuran firmaların büyük bölümünün bu krediyi büyüme için değil, vergi veya diğer borçları ödemek için kullanacağı kesin. KOBİ?lerin böyle davranmak zorunda kalmasının başlıca sebeplerinden biri yeterince satış yapamamaları ise, diğeri de tahsilatlarını yapamamalarıdır. Siz de böyle bir KOBİ?nin sahibi iseniz, Özgür Kaşifler KOBİ Koçluğu’nun önerileri işinize yarayabilir. Krediyi geri ödemeye başlamadan önce size tanınan 3 ayı nakit gücünüzü artırmak üzere kullanabilirsiniz.

Nakit para, işletmenizin yakıtıdır ve tahsil edilemediğinde operasyonunuz durma noktasına kadar gelebilir. İşte alacaklar ile hakkında basit bir analiz:

100 TL değerinde ve 45 TL değişken giderleri bulunan bir ürün sattığınızı düşünün. 50 TL?lik sabit giderleri de çıkartırsanız, 5 TL net gelir veya kârınız olur ki, bu da net satışların yüzde 5?idir. Şimdi de, bu ürün için size 100 TL borcu olan bir müşterinin ödeme yapmadığını düşünün. Yalnızca satış gelirlerinden 100 TL düşmekle birlikte, ürün için kullanılan materyal ve iş gücü için ödeme/harcama yapmış oldunuz (45 TL). Kaybettiğiniz bu satışı geri kazanmak için ne gerekmektedir? Yalnızca ürün için yaptığınız harcamalar düşünüldüğünde, 45 TL kazanmak için 9 yeni satış yapmanız gerekmektedir. (9 x 5 TL = 45 TL).

Çarpıcı, değil mi? Her ne kadar, hiç tahsil edilemeyen satışlar az bir yüzde oluştursa da, geç veya çok geç tahsil edilebilen alacaklar KOBİ?lerin bütçesinde oldukça yüksek yüzdelere karşılık gelebiliyor. Vade açtığınızda bilmelisiniz ki müşterinize banka gibi davranmaktasınız. Ödemedeki gecikme müşterinize açtığınız kredidir. Karşılığını çoktan teslim etmiş olduğunuz ve sizin olan paradan bahsediyoruz.

Ancak burada bir ikileme düşüyoruz: Hem müşteriyi kaybetmek istemiyoruz, hem de alacağımızı tahsil etmek istiyoruz. Çoğu zaman ilişkiler zarar görmesin, bizim için iyi de bir referans diyerek büyük miktarlarda alacaklar aylarca beklenebiliyor. Üstelik hiçbir vade farkı uygulanmadan.

Ayrıca iş sahiplerinde şu psikolojiyi de sık sık görmekteyiz: Eğer sık sık arar ödeme sorarsak çok paragöz olduğumuz düşünülebilir. Eğer siz de bu psikolojide iseniz, hatırlatmak istiyoruz: Ödemedikleri para sizin paranız! Bunun takibini yapmak hakkınız.

Peki, hem müşterinizi kaybetmemek hem de zamanında tahsilât için ne yapmalı?

İşte bazı öneriler:

1) Şartları baştan belirleyin: Mümkünse satış anında ödeme şartlarını her türlü ihtimali göz önüne alarak yazılı anlaşma ile bağlayın. Kültürümüzde alınganlık yaygın, bana güvenmiyor musun mantığı devreye girebiliyor. Ama artık bunlar değişmeli. Ticarette yazılı güven en iyisidir. Üstelik zamanında ödeme niyeti varsa, gecikme ile ilgili cezai şartlar müşterinizi rahatsız etmemeli, öyle değil mi?

2) Tahsilat sistemi kurun: Gecikmiş tahsilatlar konusunda ne yapacağınıza dair adımları içeren bir iş sistemi hazırlayın. Müşteriyle görüşmeye nasıl devam edeceksiniz? Hangi safhadan sonra hukuki yollara başvuracaksınız? Bu arada açık kalan nakit akışınızı nasıl telafi edeceksiniz?

3) İlişkinizi geliştirin: Müşterinizle ne kadar yakın bir ilişkiniz olursa zamanında tahsilât yapmanız o kadar kolay olur. Ödeme geciktiğinde ise, ödemeyi yapamama sebeplerini öğrenme ve onlar için alternatif üretme şansınız olur.

4) Aramaktan vazgeçmeyin: Saygısızlık olmasın diye yeterince sık aramazsanız karşı taraf, bu ödemenin sizin için o kadar önemli olmadığını, bekleyebileceğinizi düşünecektir. Kendinizi borçlu yerine koyun, siz bir ödemenizi geciktirdiğinizde karşı taraf takip etmezse böyle hissetmiyor musunuz? Oysa sık sık ararsanız sizin ödemenizi öne alma şansı büyük oranda artar. Bu sebeple vazgeçmeyin, arayın, arayın, arayın! Ve aramaya herzaman Pazartesi günleri başlayın.

5) Çalışanlarınızı eğitin: Muhasebe departmanlarında çalışanların tahsilat görüşmelerini pek de becerikli bir şekilde sürdürdükleri söylenemez. Çoğu zaman yapılan şudur: Müşteri aranır, ödeme yapıp yapmayacağı sorulur, hayır cevabı alınıp telefon kapatılır. Bu şekilde konuşursanız sürekli arasanız da pek faydası olmayacaktır. Amaç, tahsilatın yapılmasını sağlayacak daha ustalıklı diyaloglar oluşturmaktır. Aslında bu diyalogların formatı sizde var. Onun için değil midir ki, iş sahipleri şikayet eder. ?Ben arıyorum, tahsilat yapıyorum, elemanım arıyor, sonuç alamıyor.? Öyleyse elemanınıza sizin gibi konuşmayı öğretin, hangi kabullerle nereden güç alarak bu şekilde konuşabildiğinizi onlara anlatın.

Son bir öneri: Geç tahsilâtların bir kısmının da yanlış müşterilere satış yapılmasından ileri geldiğini görmekteyiz. Size zamanında ödeme yapan müşterilerinizi inceleyin ve onların ortak özelliklerine sahip olan daha fazla müşteri bulmaya gayret edin. Böylece sürekli geç ödeyenleri elemek kolay olacaktır. Örneğin, zamanında ödeyenlerin hep belli bir büyüklüğün üzerinde firmalar olduğunu keşfedebilirsiniz. Ya da belli bir iş modeline sahip olan veya belli özelliklerde müşteri kitlesine hitap eden firmalar olduğunu görebilirsiniz. O zaman müşteri yaratma aktivitelerinizi o tarz firmalara yöneltebilirsiniz.

Asla unutmayın ki, ticarette amaç ciro yapmak değil, kâr elde etmektir!